La GED repose sur la codification des plans : la règle de nommage qui découpe chaque nom de fichier en segments (projet, phase, émetteur, lot, type, numéro, indice…). Tant qu'elle n'est pas définie, la GED affiche « Aucune codification configurée ».
Ouvrez le projet, cliquez sur « Menu » en haut à gauche, puis sur « Paramètres », et ouvrez l'onglet « GED & Codification ». Depuis la GED, le crayon à droite de « Codification à respecter » y mène directement.
Cliquez sur « Ajouter un segment » pour chaque partie du nom, et remplissez les colonnes :
- « Segment » : le nom du segment (Projet, Phase, Émetteur…). C'est aussi le nom de la colonne dans le tableau de la GED ;
- « Nb car. » : le nombre exact de caractères ;
- « Libre » : à cocher si la longueur varie (le segment est alors lu jusqu'au séparateur suivant) ;
- « Sépar. » : le séparateur placé après le segment (« - » par défaut), à laisser vide pour le dernier ;
- « Indice » : à cocher sur le segment qui porte l'indice du plan.
Réordonnez les segments en les faisant glisser par la poignée à gauche, et vérifiez le résultat dans « Aperçu de la codification ».
Cliquez sur « Enregistrer la codification ».
Le plus rapide : cliquez sur « À partir d'un plan » et choisissez un plan correctement nommé. FunBIM découpe son nom en segments ; il ne reste qu'à les nommer et à cocher l'indice, puis « Créer la codification ». Le fichier n'est pas importé, seul son nom est lu.
Si vous modifiez une codification existante, les plans qui ne la respectent plus sont masqués du tableau et passent dans « à Renommer ». Rien n'est supprimé : ils réapparaissent une fois renommés.
Délais de visa
En bas du même onglet, « Délai d'approbation visa » (jours accordés aux valideurs pour viser un plan après sa diffusion) et « Délai de réponse visa » (jours accordés à l'émetteur pour répondre) activent le suivi des retards : les colonnes « Retard Visa », « Retard Réponse » et « Retard total » apparaissent, et les plans en retard sont surlignés en rouge.
Le même onglet contient aussi les valideurs et les états des plans (voir les articles correspondants).
L'onglet Paramètres est réservé aux membres qui peuvent configurer le projet.